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北大研究生教育探索与实践 | 以学生为本,给管理赋能,助力研究生教育综改——北京大学研究生院持续推进信息化建设

编者按:近年来,北京大学深入推进研究生教育综合改革,各院系在落实立德树人根本任务、创新招生选拔机制、完善人才培养体系、加强导师队伍建设等方面进行了一系列的探索和实践,形成具有各自特色的经验和成果。为深入学习贯彻落实全国研究生教育会议精神,扎实推进新时代北大研究生教育发展,研究生院推出“北大研究生教育探索与实践”系列报道,集中展示各院系在研究生培养方面的特色和成果,供相互学习借鉴交流,进一步推进研究生教育质量提升。

近年来,随着就业和出国需要,研究生办理中英文成绩单、在学证明、学籍学历证明等需求越来越大。为了让3万余名在校研究生“少跑一趟路,少进一扇门”便能获得给便捷、高效、优质的服务,北京大学研究生院持续加强信息化建设,于2015年成立了研究生事务中心,联合计算中心自主开发研究生自助服务系统,同年在全国高校中率先全面实行自助服务体系;因疫情推迟开学和校园封闭管理期间,陆续推出校本部在读研究生中英文电子成绩单、毕业研究生电子成绩单和毕业证、学位证扫描件等在线综合服务;2020年秋季学期,新增学生自助注册机,试点运行自助注册。一系列信息化建设探索与实践与学校一站式网上办事大厅实现互补,实现“5+2”天“7×24”小时为在校生和毕业生提供服务,有效提升研究生教育管理水平,为北大研究生教育综合改革提供助力。

一站式证明打印,自助服务初尝试

自2013年在中国学位与研究生教育学位信息管理委员会首次提出高校学生证明文件自助办理的理念至今,研究生院以自助打印终端为依托,探索建立并不断完善自助服务体系。2013年,完成自助打印终端定制。2015年,面向毕业研究生成绩单自助打印系统上线,成为全国首家在自助机上实现机器自动在证明文件上盖章的高校。2016年,覆盖在校研究生,次年实现本研共用自助打印终端为学生提供证明材料。自助服务理念辐射效果明显,2019年,与学生自助服务系统同源的人事证明自助打印终端上线。2020年,学生工作部评选的学生奖励奖学金证明在自助打印终端上线。

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自助打印终端

自助打印的学生证明材料

截至2020年12月,全校共部署供学生使用的自助打印终端15台(校本部12台,大兴1台、深研院2台),提供成绩单、证书、证明等学生材料30种,累计完成18万份研究生材料的自助打印。经过七年发展建设,北京大学研究生自助打印终端与服务系统呈现如下特点:

(一)硬件集成度高。目前使用的第二代自助终端,集成了电脑、触摸屏、打印机、双章盖章机、IC卡读卡器(读取银行卡等)、摄像头(图像采集)、校园卡读卡器、身份证读卡器、二维码阅读器(选配)、指纹仪(指纹采集与应用)等传感器。

(二)软件扩展性强。自助服务系统依托于北京大学已经建立起来的统一的数据服务平台——学生综合信息管理服务系统,其他业务和功能已经拓展至本科生、教师等用户角色和各院系、研究生院、教务部、学生工作部等职能部门。

(三)数据可利用广。高校管理服务的关键是数据的管理和使用。学生自助服务系统的数据由研究生院、教务部、学生工作部等产生并维护,学生可以通过自助终端打印自己的各类证明材料,各管理部门也可以对学生使用的情况进行数据管理、分析、使用,为改进服务方式、提高服务水平提供参考。

疫情防控新需要,推动在线服务

为了满足春季学期推迟开学、校园封闭管理期间在校生、毕业校友办理成绩单和其他证明材料需要,研究生院推出一系列在线综合服务,为在校生、毕业校友提供方便快捷服务。

2月14日起,通过扫描制作成绩单和证明材料电子版、每周集中快递纸质版等方式为在校生和毕业校友提供服务。

5月18日,上线试运行校本部在读研究生中英文电子成绩单业务,提供由学校通过数字证书方式认证的“可信电子成绩单”,在校生可通过校内门户系统自行申请办理。

在此基础上,为方便2020年夏季毕业研究生快捷申请和办理电子成绩单,解决未返校的2020年夏季毕业研究生在收到毕业证、学位证之前因就业需要使用证书的问题,分别于7月2日、8月6日两次校学位评定委员会会议后的第二天即上线相应批次学位授予毕业研究生电子成绩单和毕业证、学位证扫描件,供毕业生随时下载使用。

研究生毕业证、学位证扫描件

一系列在线化综合服务取得良好效果。以毕业证、学位证扫描件为例,下载系统上线24小时,2000余人完成了近6000次下载,下载人数占同期未返校毕业研究生总数的一半以上,有效满足未返校毕业研究生的就业需求。

上新自助注册机,服务类型再丰富

随着疫情防控常态化,2020年秋季学期大部分学生返校,恢复了正常的校园生活,研究生院继续推进自助综合服务建设,以降低教务工作中师生面对面接触和学生聚集风险,长期为师生提供便捷服务。在自助打印证明文件基础上,北京大学学生自助服务终端新增学生自助注册机,并面向部分院系学生试点运行。

学生使用自助注册机完成注册

已缴纳学费的同学携带本人校园卡和身份证前往自助注册机,按照提示流程完成校园卡或身份证信息读取、人脸照片现场采集,证件照片与人脸照片比对一致,即可完成自助注册,平均用时仅15秒。

试点运行期间,4台自助注册机分别位于新太阳学生中心一楼大厅、外国语学院民主楼101室、理科1号楼西1门和西2门,面向数学科学学院、信息科学技术学院、外国语学院、历史学系(仅本科生)、信息管理系(仅本科生)以及深圳研究生院部分在京学生进行自助注册。自助注册机经过充分调试,目前运行平稳,实现自助注册设计目标,2800余名学生顺利完成自助注册。

经过进一步优化完善,自助注册机还将逐步开放新版学生证和研究生学生证自助加盖注册章、火车票学生优惠卡充磁等功能,自助注册机数量和分布也将相应增加和完善,最终实现所有学生安全、准确、便捷进行注册。

持续完善信息化系统,助力研究生教育综改

自助服务终端高效运行离不开后台信息化系统支撑,信息化系统需要自助服务终端延伸服务,研究生院持续优化网上服务大厅等信息化系统,理顺服务流程,优化在校生及毕业校友办事体验,提升管理服务水平,联动自助服务终端,实现线上线下一站式流程融合、跨校区管理服务融合,促进研究生教育过程管理能力提升。

在现有研究生教育与管理信息化系统基础上,研究生院将统筹推进研究生招生管理信息系统、研究生招生网站、培养管理系统、研究生教学管理系统、专业学位管理系统升级改造,推进奖助系统优化、学位授予系统业务拓展,开发建设研究生课程评估、导师管理服务系统、学生自助注册系统、非学籍学生管理系统、学科设置管理系统、研究生教育创新计划管理系统与研究生教育支持计划系统等,不断优化拓展信息化系统功能,为丰富自助服务终端类型和功能提供系统支持和数据支撑,助力研究生教育综合改革。

研究生院始终以研究生为本,推进信息化建设,强化全过程管理,提供自助化、在线化服务,不断提升服务水平。未来,研究生院将继续加强信息化建设,不断完善丰富研究生教育与管理信息化系统和自助服务终端类型和功能,主动适应新时代研究生教育改革发展需要,为广大研究生同学提供更多便利。

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