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线上线下相结合 北大有条不紊进行毕业答辩工作

 

毕业论文,是学生时代最后一次作业。几年的心血凝聚在这一篇论文里,是给自己一个满意的结果,也给那些年的时光一个最好的交代。受到疫情因影响,今年毕业生们的论文进度受到不同程度的影响,学位论文答辩工作也面临前所未有的困难。疫情时期的毕业答辩更显意义非凡。如何实现大规模线上答辩的可行性,做到线上线下效果相同?这些问题一直都是这个学期以来,积压在老师和毕业生们心上的头等大事。让我们一起走进这个夏天的答辩工作,看看在幕后默默付出的老师们如何“过五关、斩六将”,为特殊的毕业季保驾护航。

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经济学院在线毕业答辩

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外国语学院视频答辩现场

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城市与环境学院视频答辩合影

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化学与分子工程学院现场答辩合影

历时三月,敲定方案

2月,冰封的未名湖水开始融化,毕业生们本应开启学生时代最后一个春夏,无论是忙碌地修改毕业论文,还是约上好友一同拍毕业照,都是往日的校园里最稀松平常又美好的事情。

然而,新冠疫情的爆发让开学遥遥无期,论文答辩、学位授予成为毕业生和老师的难题。为了降低疫情对学生深造和就业的影响,保障符合条件的研究生及时获得学位,2月20日,研究生院根据当时的疫情形势,召开会议讨论学位工作,预设出线下和线上结合的论文答辩方式。此外,研究生院还调研了多种视频会议软件的功能,评估线上答辩的风险。

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一周七天、一天二十四小时随时待命,相关部门根据同学与导师们的需求不断优化服务。

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3月,经在视频会议软件开发公司、北大学位会议系统开发公司、兄弟高校、计算中心、法律事务办公室、法学院教授和广大教务老师范围内的调研,并经研究生院院务会讨论,形成了《北京大学视频答辩方案》的预案。

学校的各部门之间积极沟通,反复修改具体方案和操作手册,提高了工作效率,也使视频答辩工作具有了仪式感。

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5月,抗疫形势逐渐好转,学位论文答辩等各项工作安排也臻于成熟,研究生院发布《关于本学期研究生学位论文答辩工作的通知》,正式确定了论文答辩形式,答辩工作在学校几个月的探索下有条不紊地展开。

专家评阅怎么办?

在进行正式的答辩之前需要先请专家进行论文评阅,以往多是将学生提交的纸质版送交校内外专家评阅,但疫情期间,一方面学生无法返校交稿,另一方面传递纸质版论文也非常不便。

于是研究生院联合计算中心,在一个月内紧急开发并上线了学生综合信息管理系统中的“线上评阅功能”,并且研究生院和计算中心团队24小时在线回答、解决老师们在使用中遇到的问题。教育学院徐未欣老师表示:“匿名评阅的线上系统,老师的界面、学生的界面、教务的界面都是好用的。”截至目前该系统累计使用次数已超过1万次。

“会议等候区”和“匿名投票”

线上答辩需要良好而稳定的软件系统支持。学校选择了北大桌面视频会议WebEx平台作为推荐使用的答辩平台,桌面会议平台已在校内使用十余年,具备答辩的基础功能,但答辩的“高阶”需求仍未满足。

第一个问题是如何解决短暂离开会议室的难题。答辩学生发言完毕后,答辩委员会委员对其答辩情况进行评议时,学生和旁听人员需暂时离开会议室。人员反复上线或下线,会给会议主持人带来很多操作困难,稍不注意就会导致答辩程序出现瑕疵,甚至会影响答辩结果的合法性。

为解决这一难题,计算中心联合平台技术人员开发了“会议等候区”功能。在答辩委员会委员评议和匿名投票前,答辩秘书可以将其他人员移入“等候区”,等待投票完毕后,再将其移回会议,由此保障答辩程序的合法性和答辩进程的顺畅。

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此外,匿名投票也是线上答辩亟需解决的问题。答辩委员会委员需要对学生论文进行匿名投票,来评估学生是否达到授予学位的学术水平。

学校分析了多种投票方式的利弊,如电子邮件、微信投票、问卷星软件、教育网zoom视频会议以及北大桌面视频会议平台等,有的软件无法实现匿名操作,有的软件可以匿名操作但导出投票结果仍是实名制。

于是,计算中心又联合平台开发导出匿名投票结果的功能,以此保障线上答辩的公正性。

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线上答辩什么样?

今年,大部分毕业生都选择申请视频答辩的新方式。

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口腔正畸学专业博士研究生崔圣洁同学正在进行视频答辩

5月14日上午,北京大学医学部首场博士学位论文视频答辩举行,作为首位顺利完成视频答辩的博士研究生,崔圣洁同学表示十分荣幸和惊喜:“北京大学桌面视频会议系统给我们线上答辩提供了许多便利,功能十分全面,从屏幕共享到投票系统,整场答辩只需要在会议系统里就能完成答辩所需的所有环节!”

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经济学院视频答辩

经过多次测评,线上答辩的技术支持可以保证视频答辩的学术水平和程序与现场答辩的一致,老师和学生在线上也能够就论文展开充分的交流,使答辩工作得以顺利进行,解决了毕业年级同学们最大的忧虑。

目前,校本部已有1365名博士生和5157硕士生同学完成了论文评阅,1030名博士生和4936名硕士生同学顺利完成了线上论文答辩,涉及评阅专家约16,000余人次、答辩委员会专家近19,000人次。

医学部已有550名博士生和478名硕士生同学完成了论文评阅,133名博士生和111名硕士生同学顺利完成了线上论文答辩,涉及评阅专家约5118人次、线上答辩委员会专家约946人次。

线下答辩如何安排?

除了全员在线的线上答辩,院系老师们普遍表示更希望采用“专家线下集中”的方式进行视频答辩。为了更好地满足老师和同学们的需求,研究生院与保卫部沟通,提高答辩高峰季院系校外人员开车入校车辆数限额至每天15辆,保证答辩高峰季校外专家能够顺利入校、答辩顺利进行。

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同时,教学科研专班协调教师教育发展中心、教务部,根据视频答辩的设备要求对地学楼教室进行改造,于6月8日至21日开放地学楼供院系组织论文视频答辩。

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专家线下集中在地学楼参加答辩

一些院系在充分满足防控要求的前提下,也举办了少数的线下答辩。往年最为普通的线下答辩在疫情期间十分难得,一张线下的答辩合影留下学生时代的宝贵回忆,也留下疫情时期下的“小确幸”。

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城市与环境学院线下答辩现场

特殊时期中的“有条不紊”

2020年的毕业季,新闻上每日变动的数字、校园里空荡荡的道路、学生和老师们难以预测的归期,让这个夏天尤为特殊。

学位授予工作是毕业季最重要的事项之一。但如此大批量的学位论文视频答辩此前从未有过,这是对论文答辩组织形式的一次全新探索,同时也是对老师和同学们的一次考验。

感谢38个院系的105位研究生教务老师、1615位答辩秘书战斗在整个答辩季,他们付出艰辛的努力,守护着每位毕业生。感谢1600余位研究生导师站在毕业生身后,悉心指导、默默支持。

为使答辩工作顺利进行,学校多部门通力合作,研究生院、计算中心、教师教学发展中心、教务部、保卫部等等部门克服各种困难,在各自工作范围内为毕业生提供了安全、稳定、公正的答辩环境,也为毕业生的最后一段校园生活画上圆满的句号。

 

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